給与明細書を電子化メールに替えることは可能か？

書面による給与明細書は、紙、時間の等のコストがかかる…

給与明細書は毎月発行するもので、

複写式のやつなど、しっかりとした給与明細書で配布するならば、

紙代やインク代などの消耗品代がそれなりにかかるものです。

また作ったデータを印刷する手間、

さらに給与明細書を配布する手間などの時間の手間もかかります。

このように、給与明細書を紙ベースで処理すると手間がかかりますが、

給与明細書を電子メールに替えることは可能なのでしょうか？

法律をもとに解説します。

書面での配布は義務ではない、電子化OK

給与明細書の記載事項・項目は以下の通り

解釈例規にはこのように示されています。

使用者は口座振込等の対象となっている個々の労働者に対し、

所定の賃金支払日に、

次に掲げる金額等を記載した賃金の支払に関する計算書を交付すること

• 基本給、手当その他賃金にの種類ごとにその金額
• 源泉徴収税額、労働者が負担すべき社会険料額など賃金から控除した金額がある場合事項ごとにその金額
• 口座振り込みを行った金額

と示されています。

つまり、法律では計算書を交付することは求めているものの、

書面による交付までは求めていません。電子メールでOKなのです。

電子化するのはOKだが、セキュリティには最大限の注意を。

確かに給与明細書を電子化することにより、

給与明細書等の紙やインクなどの消耗品代のコストを削減できるし、

書面に印刷したり、実際にそれを配布したりする時間の手間を削減することができます。

しかし、給与明細にかかれている情報はとても重要な個人情報です。

例えば書面による給与明細書の場合は、

封筒等の封をしている状態で、本人に渡されるかと思いますが、

この時自分の給与明細書ではなかったとき、管理者に返して

個人情報漏洩を防ぐことができます。電子メールではそのようなことはできません。

法律や解釈例規に従うだけでなく、電子化をするのであれば、

メールにパスワードロックをかける等

セキュリティ体制を十分整えた上で実行する必要があるでしょう。

 

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【編集後記】

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